Vejledning om afholdelse af eksamen under corona (vinter 2020/21)

VEJLEDNINGER OG RETNINGSLINJER

Vejledning til afholdelse af online eksamen

Anbefalinger til udstyr

  • Du skal have en PC og en internetforbindelse. Det er en fordel, hvis du er i et lokale, hvor du kan være alene.
  • Hvis du skal holde mundtlig eksamen, skal du have en mobiltelefon og et web-kamera til/på din PC. Der skal være en virkende mikrofon/lyd på din PC. Det vil være en fordel at bruge  et head-set, for at undgå ekko eller anden støj.
  • Din PC og mobiltelefon skal være fuldt opladt inden eksamen – den skal helst være tilsluttet strøm.
  • Det anbefales, at din PC er forbundet med kabel til internettet, hvis det er muligt.
  • Begræns under alle omstændigheder antallet af enheder på det trådløse netværk, som du benytter til eksamen.
  • Sørg for, at du placerer dig hensigtsmæssigt foran web-kameraet, og at baggrunden bag dig er så neutral som mulig, så der er ikke er noget, der tager fokus fra eksamen.

Mundtlige eksaminer

Før eksamen

  • Lav en prøveeksamen med dine studerende, så det ikke er de tekniske problemer, der står i vejen for en god eksamensafholdelse – hverken for dig eller den studerende.
  • Senest en uge før den første eksamensdag opretter du som eksaminator et Zoom-rum pr. eksamensdag. Navngiv Zoom rummet tydeligt kursusnavn, dato (Evt spor), så studerende og uddannelseskoordinatoren kan se, hvilken eksamen det er.
  • Hvis der er flere parallelle eksamener, oprettes et rum pr. spor pr. dag.
  • URL og password på Zoom-rummet sendes til uddannelseskoordinatoren, der lægger det på Digital Eksamen. På den måde, har alle tilmeldte studerende adgang til Zoom-rummet.
  • Grunden til, at der benyttes Digital Eksamen, er, at der kan være studerende, som ikke er tilmeldt kursets Blackboard-side.

Til eksamen

  • Den studerende finder i Digital Eksamen linket til det Zoom-rum, hvor eksamen foregår.
  • Når den studerende hentes ind fra ”Waiting room”, skal vedkommende vise sit studiekort.
  • Eksaminator beder den studerende om at skrive sit mobiltelefonnummer i chatten, og det noteres ned (af hensyn til evt. nedbrud af Zoom eller netforbindelse).
  • ”Waiting room” er ikke som et normalt venteværelse, hvor studerende kan snakke sammen. Det er udelukkende et sted, hvor deltagere venter, indtil eksaminator lukker dem ind og ud.
  • Hvis der er forberedelse til eksamen, tager du den studerende, som skal forberede sig, ind fra venterummet, lader den studerende trække et spørgsmål, og sender så vedkommende tilbage til venterummet.
  • Efter forberedelsen tager du den studerende ind fra venterummet, hvorefter eksamen afvikles.
  • Når eksamen er overstået, sender du den studerende tilbage til venterummet, mens du vorterer sammen med censor.
  • Til slut tager du den studerende ind fra venterummet igen og afgiver karakter og feedback.
  • Hvis der ikke er forberedelse til eksamen, inviteres den studerende blot ind til eksamen fra venterummet.

De studerende kan ikke se hinanden i venterummet. Det betyder, at hvis flere studerende venter på samme tid, kan det være en god idé at skrive en besked til alle i venterummet, når en studerende hentes ind til  eksamen. På den måde kan de andre studerende se, hvis der er forsinkelser, pauser osv. Bemærk dog, at man ikke kan se gamle beskeder, når man kommer ind i venterummet, så giv løbende besked til alle.

Hjemmeopgaver

Før eksamen

  • Den normale  procedure for udarbejdelse af eksamenssæt følges. Når eksamenssættet er færdigt, sendes det til uddannelseskoordinatoren, der efterfølgende sætter det op i Digital Eksamen.
  • Ved udarbejdelse af eksamenssæt til hjemmeopgaver med mange studerende, er det muligt (og anbefalelsesværdigt) at udarbejde flere eksamenssæt, for at forhindre, at de hjælper hinanden ved at være fysisk sammen. Husk at navngive hver enkelt sæt, så det er muligt at identificere dem (i tilfælde af snyd). Eksamenssættene fordeles tilfældigt på de tilmeldte studerende af Digital Eksamen. Hvis opgavernes form er essayagtig, anbefales det at afvikle plagiatkontrol på opgaverne (Urkund), for at screene for snyd. Urkund screener, hvad der er offentligt tilgængeligt, men også de afleverede opgavebesvarelser imod hinanden.
  • Hvis Urkund ønskes anvendt, meldes dette ind til uddannelseskoordinatorerne i forbindelse med opsætning af eksamen.

Under eksamen

  • Den studerende henter eksamenssættet fra Digital Eksamen, løser det og afleverer igen via Digital Eksamen.
  • Hvis den studerende mener, at der er fejl i opgaven, tager den studerende kontakt til uddannelseskoordinatoren (samme procedure som ved en normal eksamen, vi springer her blot vagten over).
  • Uddannelseskoordinatoren kontakter underviseren, som er ansvarlig for eksamen, for at afgøre, om der er tale om en fejl.
  • Hvis der er fejl i opgaven kontaktes den eller de studerende, som fejlen vedrører, via deres AU-mail (det gøres fra Digital Eksamen) af uddannelseskoordinatoren.
  • Hvis der er flere eksamenssæt til den enkelte eksamen, gives alene besked til dem, fejlen vedrører.

Kontaktinformationer på uddannelseskoordinator og AU IT lægges i Digital Eksamen og formidles ligeledes via studieportalerne.

Multiple Choice Question (MCQ)

  • Denne eksamen afholdes via Blackboard eller via den metode som du plejer.
  • Hvis der er fejl i opgaven eller it-problemer, følges fremgangsmåden ovenfor under punktet under eksamen

Retningslinjer for håndtering af omlagte eksamener

Aarhus Universitet anlægger en tilgang, hvor der som udgangspunkt er tillid til, at alle studerende overholder gældende regler og opfører sig etisk forsvarligt i eksamenssituationen. Denne tillid signaleres i kommunikationen til de studerende, og der tilvejebringes tydelig information, så studerende ikke uforsætligt kommer i problemer med reglerne for bl.a. eksamenssnyd.

De studerende vil ikke blive afkrævet tro‐og‐love‐erklæringer el.lign., da udgangspunktet er, at alle studerende gør sig bekendt med reglerne og har intentionen om at gennemføre eksamen inden for gældende regler og retningslinjer.

Skriftlige hjemmeopgaver og skriftlige stedprøver, som er omlagt til skriftlige hjemmeopgaver

Retningslinjer for skriftlige hjemmeopgaver:

  • AU’s interne regler om tilsynsprøver finder ikke anvendelse ved en omlagt skriftlig eksamen
  • Korrigerede retningslinjer om eksamenssnyd finder anvendelse
  • AU’s disciplinære regler
  • Retningslinjer, der er udmeldt i omlægningsplanen pr. 15. december 2020 for det enkelte fag

Ved mistanke om snyd:

  • Hvis der i forbindelse med bedømmelsen opstår mistanke om eksamenssnyd, indberetter eksaminator dette til Uddannelsesjura, og karakteren tilbageholdes. De almindelige procedurer for indberetning af mistanke om eksamenssnyd skal følges. En nærmere beskrivelse findes her.

Mundtlige prøver, som er omlagt til online eksamener

Retningslinjer for mundtlige online‐prøver:

  • AU’s korrigerede retningslinjer om eksamenssnyd finder anvendelse
  • AU’s disciplinære regler
  • Retningslinjer, der er udmeldt i omlægningsplanen pr. 15. december 2020 for det enkelte fag

Det er et krav for prøvens gennemførelse, at der er adgang til videoforbindelse via webcam, og at den studerende kan identificere sig med studiekort forud for igangsættelse af prøven.

Hvis den studerende har medbragt deltagere under eksaminationen, skal de være synlige i baggrunden under hele eksaminationen.

Eksaminator og censor kan – men skal ikke – vælge at indlede prøven med en 360 graderes panorering af den studerendes webcam mhp. at sikre, at der:

  • Ikke forefindes hjælpemidler i form af eksempelvis noter, opslagsværker, formelsamlinger og lignende, hvis prøven er uden hjælpemidler
  • At eventuelle tablets, mobiler og andre devices, som kan anvendes til kommunikation med tredjepart har skærmen vendt ned ad mod bordet

I medfør af eksamensbekendtgørelsens § 4, stk. 5 er lyd- og billedoptagelser af under en prøve ikke tilladt, med mindre optagelserne indgår som en del af prøveforløbet. Bliver underviser eller eksaminator bekendt med, at den studerende foretager lyd- eller billedoptagelse af prøven, anmodes den studerende om at afbryde optagelserne. Efterkommes anmodningen ikke afbrydes prøven uden bedømmelse, og den studerende har brugt et forsøg.

Ved mistanke om snyd:

  • Hvis eksaminator og censor opdager, at den studerende har medbragt ulovlige hjælpemidler eller på anden vis forbrudt sig mod retningslinjerne om eksamenssnyd, orienteres den studerende efter endt eksamination om, at der vil blive foretaget en indberetning om muligt eksamenssnyd. Der voteres på sædvanlig vis, men karakteren tilbageholdes. De almindelige procedurer for indberetning af mistanke om eksamenssnyd skal følges. En nærmere beskrivelse findes her.

Håndtering af systemnedbrud:

  • Der bruges ikke et prøveforsøg, uanset om den studerende ikke kommer igennem til eksamensrummet, eller om den studerende undervejs i eksaminationen mister forbindelsen. Uanset om årsagen til nedbrud under eksaminationen skyldes forhold hos den studerende eller hos eksaminator/censor håndteres dette som en fejl ved eksamen.
  • Fremgangsmåde ved systemnedbrud:
    • Hvis der enten under eller før eksaminationen opstår systemnedbrud, er det den studerendes ansvar at kontakte eksaminator telefonisk
    • Efter opnået telefonisk kontakt forsøges først oprettelse af forbindelse til Zoom.
    • Lykkes det ikke at få oprettet forbindelse til eksaminanden inden for 5 minutter, afbrydes prøven. Der aftales pr. mail eller telefon et nyt prøvetidspunkt.
    • Er der tale om en allerede påbegyndt prøve, skal eksaminanden ved næste udprøvning trække et nyt eksamensspørgsmål.
    • Opnås der ikke kontakt til den studerende, er der ikke brugt et prøveforsøg.
    • Der stilles ikke krav om, at den studerende skal kunne dokumentere eventuelle systemnedbrud, uanset om systemnedbruddet er opstået, før eksamen er påbegyndt, eller efter eksamen er påbegyndt.

Retningslinjer for håndtering af eksamenssnyd

Selvom eksamener foregår online, er AU’s almindelige regler om eksamenssnyd de samme som altid. AU har som udgangspunkt tillid til, at de studerende ønsker at opnå deres resultater på ærlig vis, og at alle studerende overholder gældende regler og opfører sig etisk forsvarligt i eksamenssituationen. Det forventes, at de studerende sætter sig ind i reglerne og følger dem under de nye online-eksamensformer.

Nedenfor finder du de regler og retningslinjer, du som eksaminator skal være særlig opmærksom på i forbindelse med omlægningen til online-former:

Regelgrundlag for mundtlige eksamener og skriftlige hjemmeopgaver

AU’s interne regler om tilsyn kan ikke bruges under skriftlige hjemmeopgaver og mundtlige eksamener online. Derfor er alle skriftlige eksamener omlagt, så det er tilladt at bruge hjælpemidler. Reglerne for afvikling af mundtlige og skriftlige eksamener online hviler derudover på følgende grundlag:

  • De sædvanlige retningslinjer for eksamenssnyd. AU har lavet en tilpasset corona-version af pjecen ”Kom sikkert gennem eksamen”, som præciserer reglerne om samarbejde under en eksamen, der kræver individuel besvarelse.
  • AU’s disciplinære regler.
  • Retningslinjer for eksamen i det enkelte fag, som de fremgår af omlægningsplanen pr. 15. december 2020 for det enkelte fag.

Følgende særlige krav gælder, når du afvikler mundtlige eksamener online:

  • Det er et krav for prøvens gennemførelse, at der er adgang til videoforbindelse via webcam, og at den studerende kan identificere sig med studiekort, inden du sætter prøven i gang. Det er den studerendes ansvar at sikre dette.
  • Du og censor kan – men skal ikke – vælge at indlede prøven med en 360 graderes panorering med den studerendes webcam for at sikre, at:
    • Der ikke er andre personer til stede i lokalet. Studerende må dog gerne have gæster med til eksamen, men i givet fald skal gæsterne være synlige i baggrunden.
    • Eventuelle tablets, mobiler og andre devices, som kan anvendes til kommunikation med tredjepart, ligger med skærmen vendt ned i bordet.
  • Bemærk, at lyd- og billedoptagelser under en prøve ikke er tilladt, med mindre optagelserne indgår som en del af prøveforløbet. Det fremgår af eksamensbekendtgørelsens § 4, stk. 5. Bliver du bekendt med, at den studerende foretager lyd- eller billedoptagelse af prøven, skal du bede den studerende om at afbryde optagelserne. Hvis den studerende ikke efterkommer din anmodning, afbrydes prøven uden bedømmelse, og den studerende har brugt et forsøg.

Hvis du har mistanke om snyd ved den mundtlige eksamen:

  • Hvis du eller censor opdager, at den studerende har forbrudt sig mod retningslinjerne om eksamenssnyd, orienteres den studerende efter endt eksamination om, at der vil blive foretaget en indberetning om mulig eksamenssnyd. Der voteres på sædvanlig vis, men karakteren tilbageholdes. De almindelige procedurer for indberetning af mistanke om eksamenssnyd skal følges. En nærmere beskrivelse findes her.

Hvis du har mistanke om snyd ved en skriftlige eksamen:

Hvis du har mistanke om eksamenssnyd ifm. bedømmelsen, skal du indberette det til Uddannelsesjura, og karakteren skal tilbageholdes. De almindelige procedurer for indberetning af mistanke om eksamenssnyd skal følges. En nærmere beskrivelse findes her.

Retningslinjer for håndtering af tekniske problemer

Ved mundtlige eksamener

Hvis der opstår tekniske problemer, gælder nedenstående retningslinjer. De gælder både, hvis den studerende ikke kan logge på den valgte eksamensplatform (Zoom) ved eksaminationens start, og hvis der opstår tekniske problemer undervejs, som forhindrer, at eksamen kan gennemføres.

  • Ved opstarten af eksamen skriver den studerende sit telefonnummer i chatten, og eksaminator noterer dette ned.
  • Når der er opnået telefonisk kontakt, forsøger I først at (gen)oprette forbindelse til Zoom.
  • Hvis det ikke lykkes at få oprettet forbindelse til den studerende inden for 5 minutter, afbrydes prøven.
  • Du skal efterfølgende kontakte den studerende på mail eller telefon og aftale et nyt prøvetidspunkt. Er det ikke en mulighed skal du henvise den studerende til at deltage i prøven ved næste udbud.
  • Uanset hvad har den studerende ikke brugt et eksamensforsøg, hvis prøven ikke kan gennemføres som følge af tekniske problemer.

Den studerende vil ikke blive bedt om at dokumentere de tekniske vanskeligheder. Du opfordres derfor til at vejlede den studerende i at forberede sig grundigt på, hvordan online-eksamen foregår.

Mails sendt til undervisere


På studieportalernes Corona-side, kan man finde en oversigt over de mails, der er sendt til de studerende på Nat og Tech. Se fx Fysik og Astronomis studieportal: studerende.au.dk/studier/fagportaler/fysik/corona/

INFORMATION TIL DE STUDERENDE

Information til de studerende på studieportalerne

På studieportalerne kan de studerende på Nat og Tech finde alle vigtige informationer vedr. afviklingen af eksamen (vinter 2020/21) på siden 'Online eksamen'.

På siden finder de studerende selve eksamensplanen, oversigt over de omlagte eksamener, samt vigtige informationer i form af vejledninger, krav og retningslinjer.